Командировочные расходы — сложная зона в трудовом и налоговом праве. Ошибки в оформлении грозят штрафами. Кроме того, возникают трудовые споры с работниками. В этой статье разберём, как правильно оформить командировку. Также рассмотрим налоговые последствия нарушений.
Что такое служебная командировка #
Понятие служебной командировки закреплено в Трудовом кодексе РФ. Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя. Цель — выполнение служебного поручения вне места постоянной работы. Важно учитывать: лица по гражданско-правовым договорам в командировки не направляются. Место постоянной работы определяется по трудовому договору. При этом прописка работника значения не имеет.
Локальный нормативный акт о командировках #
Во избежание конфликтов организация должна иметь Положение о командировочных расходах. Этот документ следует разработать заранее. Кроме того, с ним необходимо ознакомить работника до командировки. В положении нужно чётко указать:
- перечень расходов, которые работник вправе понести;
- список документов для подтверждения расходов;
- налоговые последствия при утрате документов;
- сроки представления авансового отчёта;
- нормы возмещения: суточные, проезд, проживание.
Например, типовое положение можно найти в системе «КонсультантПлюс». Его берут за основу и адаптируют под специфику компании.
Какие расходы подлежат возмещению #
Трудовой кодекс обязывает работодателя возместить четыре группы расходов:
- Расходы по проезду — билеты туда и обратно.
- Расходы по найму жилья — оплата гостиницы или иного помещения.
- Суточные — выплачиваются на основании документов о продолжительности командировки. Следует отметить: это единственный вид расходов, не требующий чеков или квитанций.
- Иные расходы — аренда оргтехники, билеты на выставки, изготовление материалов и т.п. Однако эта группа обязательно подтверждается первичными документами.
Нормы командировочных расходов #
Нормы расходов устанавливает сам работодатель. При этом трудовые суды следят, чтобы нормы были разумными. Например, суточные в 100 рублей в день — незаконны. С другой стороны, суточные в 100 000 рублей налоговые органы не признают. Таким образом, нормы должны быть экономически обоснованы согласно ст. 252 НК РФ.
Авансовый отчёт: порядок оформления #
Перед командировкой работник обязательно получает аванс. Он не обязан тратить личные деньги на служебные нужды. В результате невыдача аванса при споре обернётся против работодателя. После возвращения порядок действий следующий:
- Составляется авансовый отчёт с приложением оправдательных документов.
- Бухгалтер проверяет соответствие расходов нормам и качество документов.
- Отчёт с заключением бухгалтера передаётся руководителю на утверждение.
- После утверждения расходы списываются с подотчётного лица (Дт затрат / Кт 71).
Следует отметить: с 30 ноября 2020 года срок сдачи авансового отчёта организация устанавливает самостоятельно. Ранее действовавшее правило трёх рабочих дней отменено. Кроме того, отменены командировочное удостоверение и отчёт о выполнении задания.
Налоговые последствия командировочных расходов #
Налог на прибыль #
Командировочные расходы признаются на основании ст. 264 НК РФ. Дата признания — дата утверждения авансового отчёта. При этом расходы должны быть документально подтверждены. Например, поездка для сопровождения детей на спортивное мероприятие в налоговую базу не включается. Таким образом, расходы должны быть экономически оправданы и связаны с производственной деятельностью.
НДФЛ и страховые взносы #
Суточные не облагаются НДФЛ и взносами в пределах установленных норм:
- 700 рублей в день — командировки по России;
- 2 500 рублей в день — зарубежные командировки.
Суммы сверх этих норм облагаются в полном объёме. Расходы на проезд и проживание НДФЛ не облагаются. Однако это правило действует только при наличии подтверждающих документов. Если документы утрачены, выплата облагается НДФЛ и взносами. Кроме того, такие расходы не включаются в базу по налогу на прибыль.
НДС #
Входной НДС принимается к вычету при наличии бланков строгой отчётности с выделенным НДС. Например, это маршрут-квитанции авиа- и ж/д-билетов. Счёт-фактура на имя физического лица права на вычет не даёт. Следует также учитывать: услуги гостиниц облагаются НДС по ставке 0%. Следовательно, входного налога к вычету по гостиницам не возникает. При этом вычет применяется строго в периоде утверждения авансового отчёта — перенос на три года здесь не действует.
Практические нюансы #
Посадочный талон обязателен #
Маршрут-квитанция авиабилета — это только право на перелёт. Сам по себе факт перелёта она не подтверждает. Поэтому для признания расходов необходим посадочный талон или справка от авиакомпании. В противном случае налоговый орган вправе снять все расходы на командировки.
Выходные дни в командировке #
Работник задержался на 1–2 дня по личным причинам? Расходы на обратный проезд всё равно признаются в налоговых целях. Однако если командировка совмещается с отпуском, ситуация иная. По мнению Минфина, стоимость таких билетов — личные расходы работника. В результате они не учитываются в расходах по прибыли и облагаются НДФЛ.
Превышение норм расходов #
Работник купил билет бизнес-класса вместо эконома? Расходы всё же можно признать. Например, если руководитель утвердил авансовый отчёт в представленной сумме — он фактически повысил норму для данного случая. Таким образом, такие затраты принимаются для целей налога на прибыль.
ВИП-залы и дополнительные сервисы #
Платный выбор места в самолёте принимается в расходы. При этом НДФЛ он не облагается. Однако пользование VIP-залом аэропорта — уже роскошь по мнению регуляторов. Следовательно, эта услуга облагается НДФЛ и страховыми взносами. Добровольное страхование на транспорте также не включается в расходы по налогу на прибыль.
Кого нельзя направить в командировку #
Трудовой кодекс прямо запрещает командировать несовершеннолетних и беременных женщин. Кроме того, ряд категорий направляется только с письменного согласия:
- инвалиды;
- одинокие родители с малолетними детьми;
- работники, ухаживающие за больным родственником.
Например, если у работника ребёнок без присмотра — суд встанет на его сторону. Таким образом, принудительное направление в командировку таких сотрудников влечёт трудовой спор.
Итак, грамотное оформление командировочных расходов — это налоговая безопасность компании. Кроме того, это гарантия соблюдения трудовых прав работника. Следует помнить: своевременно разработанное положение о командировках и чёткое документирование поездки позволяют избежать как претензий налоговых органов, так и конфликтов с сотрудниками.
